Jak dosahovat osobní efektivity

Tento text se zabývá otázkou, jak být efektivnější v každodenních aktivitách. Jak každý den vykonat plánované úkoly v požadované kvalitě.

Při dosahování skutečného úspěchu je téma efektivity jedno z ústředních. Představa výkonnosti, zvládnutí velkého množství práce v krátkém čase, je víc než lákavá. Velkou roli zde hraje i posílení sebevědomí.

Než se začneme zabývat způsoby, jak být v životě výkonnější, je třeba si zodpovědět otázku, jakou máme k vyšší výkonnosti vlastně motivaci. Pokud "musíme", potom je ke zvážení, jak máme vlastně zařízený život, když máme víc povinností, než dokážeme stíhat. Možná spíše než vyšší výkonnost potřebujeme pomoc. Když víme, že nemusíme, stále je třeba si uvědomit, že pokud budeme pořád jen pracovat, nakonec vyhoříme - což je dost nepříjemné rozpoložení myslí a nějaký čas může trvat, než přejde. Možná si říkáme, že když stihneme práci dřív, zbude víc času na nějakou jinou aktivitu. Ale ve skutečnosti je motivací radost - radost z dobře vykonané práce. Pocit, že jsme efektivní, vede k jakémusi opojení, dojmu moci nad naším životem. Nic se sice nemá přehánět, ale přecejen "radost z efektivity" je krásná droga :-) Radost je nejlepší motivace, protože když se snažíme být efektivní a radost náhodou nepřichází, je to jasný signál, že máme zvolnit.

Když víme, proč chceme pracovat efektivně, ať už je důvod jakýkoli, je na čase podívat se na konkrétní způsoby, jak se efektivity dobrat.

V první řadě se hodí mít plán. Plán nám totiž dodá energii, vědomí plánu nás připravuje na nadcházející výkon. Je důležité, jestli máme plán a jaký. Plán dává naší činnosti strukturu, motivuje nás k vytrvalosti díky představě cíle. To, jak si vytvoříme plán, určuje pak náš pocit z práce. Pokud je plán příliš ambiciózní, může na konci přijít frustrace z nestihnutí úkolů. Pokud naopak ambice postrádá, stihneme práci až příliš rychle a naše mysl se může ocitnout v jistém zmatku, jak má zbylý čas vlastně využít. Vytvářet si realistické plány je umění svého druhu. Schopnost realisticky odhadnout své schopnosti se ale hodí obecně, například když děláme společné plány v našem zaměstnání. K tématu plánu také patří správná prioritizace - pokud například máme nějaký velký neřešený problém, motivace k méně důležitým činnostem může být kvůli tomu mnohem nižší.

Dalším důležitým aspektem efektivní práce je, v jakou denní dobu jaké činnosti vykonáváme. Je užitečné vypozorovat, kdy máme nejvíce energie, jestli ráno, dopoledne nebo třeba večer. Leckdo například večer již moc energie nemá a pokusy dělat nějakou složitější práci nebývají příliš úspěšné - a jiní to zas mají naopak. Pokud tedy chceme udělat práce hodně, hodí se správně si ji rozvrhnout. V opačném případě cítíme, že v časech, kdy máme energii, zůstává tato energie nevyužitá (což je nepříjemné) a naopak v časech únavy se nutíme do něčeho, do čeho se nám vůbec nechce, daná činnost nám může trvat i mnohem více času a též jsme náchylnější k chybám. Je tedy na místě dobře znát sebe sama a podle toho si práci rozvrhovat. Do této kategorie též patří přizpůsobení práci situaci. Některé činnosti se například dobře hodí do dopravních prostředků (pokud neřídíme), jako třeba některé nenáročné práce na notebooku. Při kreativních činnostech nás může krajina za okny dokonce inspirovat.

Dalším tématem je seskupování. Myslí se tím seskupování podobných činností do jednoho bloku. Mysl totiž zpravidla velmi vyčerpává, když musí často přebíhat od jednoho tématu k druhému. Pokud někdo například programuje software, kde každý napsaný kód je třeba otestovat (což zabere zhruba stejně času jako samotné psaní), je užitečné udělat více změn najednou a pak je testovat dohromady. Podobně při psaní článku na blog je možné napsat více článku najednou, pak je v jednom časovém bloku všechny zkontrolovat, nahrát a pouze nastavit různé časy publikování. Když hledáme novou práci, můžeme najednou rozeslat životopis třeba na deset adres a pak jen reagovat na pozvánky k pohovoru. Jednoduše, když něco děláme, dělejme to "ve velkém". Jeden velký nákup je efektivnější než tři malé. Upéct najednou čtyři plechy sušenek je mnohem efektivnější než upéct dvakrát dva (a sušenky se nezkazí :-) ) Zde je opravdu velký prostor. Nebo když nakupujeme vánoční dárky, prvně se naráz všech zeptáme, co si přejí, pak naráz pro všechny něco konkrétního vymyslíme, pak si během jednoho odpoledne v e-shopech najdeme potenciální dárky, nechám si to ještě pár dní rozležet v hlavě, pak to náraz všechno objednáme a pak jen vyzvedáváme. Ve výsledku zůstane pocit, že nás nakupování nestálo skoro žádnou práci a nakonec se může stát, že téměř zapomeneme, co jsme vlastně komu koupili.

Dále je tu naopak střídání. Myslí se tím střídání různých druhů činnosti - ale takových, které jsou natolik odlišné, že jejich střídání má na mysl relaxační efekt. Když se po několika hodinách práce odebereme ke zmíněné meditaci, máme po půl hodině - chuť do práce. Vtip je v tom, že chceme za den stihnout obojí, práci i meditaci. Ale je zkrátka lepší vystřídat několikrát obojí než dělat prvně jen jedno a pak druhé. Takové střídání mysl stimuluje, místo aby ji to vyčerpávalo. Zde si opět každý musí najít, jaké činnosti a v jakých intervalech chce střídat. S touto strategii máme chuť do práce někdy i v neobvyklé časy - a cítíme se pak dobře, do ničeho jsme se nenutili. Pokud víme, co naše mysl bude potřebovat, můžeme si nastavit takové střídání činností, které ji udrží nadšenou. Také dobře funguje střídání psychické a manuální práce. Pouze je třeba, aby činnosti byly dostatečně odlišné. Jinak se bude mysl naopak vyčerpávat, jak bylo zmíněno v předchozím odstavci. Zde je ještě možno uvést extrémní případ vykonávání více činnosti současně, například kombinace procházky přírodou a poslouchání zajímavého podcastu. Občas to není špatné :-)

Dále tu máme efektivitu při konkrétní činnosti. Zde se obecné rady dávají těžko, protože záleží, co přesně děláme. Efektivitu dost ovlivňuje naše chuť do práce, která se dá silně podpořit třeba hudbou. Například se sluchátky na uších je takové vytírání podlahy skoro radost :-) Nicméně hudbu, i docela rytmickou a hlasitou, dokáží někteří poslouchat třeba i při učení. Při práci za počítačem se nám mohou hodit různé technické vymoženosti. Můžeme využít třeba internetové překladače, které velmi usnadní překlady anglického textu do češtiny. Nejde o to, že bychom si bez nich neporadili, jen by práce trvala dvakrát tak dlouho. Dalším vylepšením je možnost psaní hlasem, kdy zaznamenaný text pouze nadiktujeme. Občas slyšíme chválu na umělou inteligenci typu chatgpt, při naší práci se také může více či méně hodit. Práci si můžeme urychlit také díky excelovským tabulkovým editorům, vyplatí se umět v nich pracovat. Hodně pomáhá filtrování mailové pošty, hlavně té pracovní, kde leckdy o většině zpráv vědět vůbec nepotřebujeme, zrovna tak jako ztišení všech skupin ve všech komunikačních platformách, kde chodí příliš často nepříliš důležité informace. Na počítači mějme otevřené vždy jen to, co k aktuální práci potřebujeme. Rada pro fajnšmekry - nemějte na ploše žádné stálé ikony. Zkrátka eliminujeme možné zdroje rozptylování. Třeba při programování se snažíme o znovu využitelnost již napsaného kódu a používáme nástroje na analýzu kódu na chyby. Prostě záleží na konkrétních činnostech a každý si musí svá vylepšení najít sám. Vyplatí se občas si na takové přemýšlení vyhradit klidnou chvíli a též se inspirovat od kolegů nebo na internetových blozích :-) Práci někdy usnadňuje i pohodlná poloha v křesle nebo dokonce v posteli a též dotykové monitory, ale to už je opravdu hodně individuální.

Nakonec už jen několik drobností.

Někdo by si mohl myslet, že se dají činnosti poskládat tak, že i při relaxaci bude vždy dělat něco užitečného, vlastně tak trochu pracovat. Ale je třeba říci, že někdy mysl přece jen potřebuje opravdu vypnout a dělat něco totálně zbytečného :-)

Občas, řekněme jeden den v týdnu, se hodí nepracovat, nebo aspoň nedělat to, čemu věnujeme zbytek týdne nejvíce času. Chceme-li dělat něco užitečného, místo obvyklé technické práce se můžeme věnovat třeba vaření. Pokud dostatečně nerelaxujeme, může být naše chuť do práce čím dál nižší.

Co se týká plánování, je třeba rozlišit osobní plány a plány pro skupinu, třeba v práci. Ty druhé totiž závisí na mínění dalších lidí a pokud se na tyto skupinové plány upneme, mohou nám naši kolegové přivodit špatnou náladu, a to i když to jsou jinak dobří lidé, protože prostě mají na věci jiný názor. Zkrátka zde je dobré být pokornější.

Pokud přichází dobré nápady, poznamenávejme si je a ve vhodném čase poznámky zpracujme. Z něčeho se může stát konkrétní plán, něco může být zamítnuto nebo určeno k pozdějšímu promyšlení. Jedna krajnost je nic si nepsat a zajímavé myšlenky zapomínat, druhá je psát si vše - příliš krátké činnosti je většinou lepší místo psaní jít hned udělat.

To by bylo pro teď k efektivitě vše. Je to obecně stále otevřené téma. Dělejme realistické plány a nepřeceňujme se, pak je efektivně naplňujme. Kéž všichni dokážeme najít vlastní cestu, jak pracovat efektivně a mít pak z výsledků práce o to větší radost.